Wysyłanie i odbieranie wiadomości

Wysyłanie wiadomości

Odbieranie wiadomości

Dodawanie klienta do zgłoszenia

Wydzielanie nowego zgłoszenia

Drukowanie wiadomości

Zmiana kolejki zgłoszeń

Opcje dodatkowe


Wysyłanie wiadomości

Jeśli chcesz wysłać nowe zgłoszenie kliknij przycisk file znajdujący się po prawej stronie nad listą zgłoszeń.

file

Zobacz jak wygląda nasza karta zgłoszeń.

file

W części Dane zgłoszenia:

  • Źródło zgłoszenia - źródło wiadomości: telefon, e-mail, SMS, czat lub WWW
  • E-mail - adres e-mail klienta
  • Temat - temat wiadomości
  • E-mail do klienta - użytkownik wysyła wiadomość do klienta, wiadomość jest zapisywana i wysyłana
  • W imieniu klienta - użytkownik zakłada zgłoszenie w imieniu klienta, wiadomość jest zapisywana
  • Treść - treść wiadomości, możesz dodać gotowy szablon wiadomości, pisząc treść masz możliwość ustawienia pełnego ekranu

  • Komentarz - możliwość zostawienia komentarza do wiadomości
  • Załącz pliki - możliwość dodania załącznika dla klienta np. screen
  • Załącz rozmowę - możliwość dołączenia nagrania z rozmowy

W części Szczegóły:

  • Kolejka - wybierz kolejkę zgłoszeń
  • Przypisane do - przypisz użytkownika, który będzie zajmował się zgłoszeniem
  • CC - osoby w kopii, które również dostają wiadomość, możesz maksymalnie wpisać do 30 adresów
  • Status - wybierz statusu wiadomości.
  • Kategoria - wybierz kategorię wiadomości
  • Priorytet - wybierz priorytet wiadomości wiadomości oraz określ czasy akcji
  • Tagi - możliwość dodania tagów do zgłoszeń

Ważne

Aby wysłać wiadomość musisz uzupełnić temat wiadomości oraz wybrać kolejkę zgłoszeń.

Pisząc wiadomość masz możliwość zmiany rozmiaru, typu i koloru czcionki. Możesz ustawić domyślą czcionkę - skonfigurujesz to w parametrach zgłoszeń.

file

Wysyłając wiadomość możesz ustalić opóźnienie z jakim zostanie wysłana (domyślnie 30 sekund). Pozwoli to na anulowanie wysyłki wiadomości np. w przypadku pomyłki.

file

Po naciśnięciu przycisku file pojawi się komunikat informujący o czasie wysłania wiadomości. Klikając Anuluj wiadomość nie zostanie wysłana.

file

Odbieranie wiadomości

Jeśli otrzymasz nową wiadomość zostanie to zasygnalizowane w panelu użytkownika.

file

Na liście zgłoszeń temat nowej wiadomości będzie pogrubiony.

file

Wejdź w zgłoszenie klikając na wiadomość - karta ta różni się trochę od karty nowego zgłoszenia.

file

Czy wiesz, że...

Odpowiedź wysyłana jest do klienta. Komentarz do wiadomości jest widoczny dla użytkowników, klient go nie zobaczy

Dodawanie klienta do zgłoszenia

Jeśli napisze do Ciebie osoba, któraj nie masz w bazie CRM możesz ją w łatwy sposób dodać do zgłoszenia lub przypisać to zgłoszenie do już istniejącego klienta (np. jeśli klient wysłał wiadomość z innego adresu e-mail).

Kliknij "Dodaj klienta' - pojawią się dwie opcje:

  • Dodaj klienta

Możliwość dodania nowego klienta, który zostanie przypisany do tego zgłoszenia oraz umieszczony w bazie klientów. Na ekranie pojawi się okno, w którym możesz dodać osobę, firmę lub osobę i firmę - uzupełnij dane i kliknij przycisk file.

file

  • Przypisz istniejącego klienta

Możesz też przypisać to zgłoszenie do klienta, który już jest umieszczony w bazie CRM - pojawi się okno, w którym możesz wyszukać osobę lub firmę. Zdecyduj też, czy chcesz przypisać do klienta adres e-mail, z którego została wysłana wiadomość oraz wszystkie zgłoszenia z tego adresu.

file

Wydzielanie nowego zgłoszenia

file - Stwórz zgłoszenie na podstawie wiadomości - możliwość utworzenia zgłoszenia na podstawie konkretnej wiadomości (kopiowana jest treść oraz ząłączniki).

file

Na ekranie otwiera się karta nowego zgłoszenia, w którym temat, domyślna kolejka, przypisany użytkownik, priorytet oraz kategoria są takie same jak w zgłoszeniu, z którego kopiujemy wiadomość. Wiadomość tworzona jest ze statusem Nowe.

file

Informacja o wydzielniu zgłoszenia pojawi się jako komentarz w zgłoszeniu.

file

Drukowanie wiadomości

file - Drukuj - możliwość wydrukowania wiadomości

Istnieje też możliwość wydrukowania całości korespondencji - kliknij ikonę file - Drukuj wszystko, która znajduje się na górze korespondencji przy zwijaniu/rozwijaniu wiadomości.

file

Na ekranie pojawi się okno, w którym za pomocą checkboxów możesz odznaczyć/zaznaczyć wiadomości, które chcesz drukować. Domyślnie wszystkie wiadomości są zaznaczone. Po wybraniu kliknij przycisk file.

file

Zmiana kolejki zgłoszeń

W zgłoszeniu ustawiona jest domyślna kolejka zgłoszeń - jeśli chcesz ją zmienić na inną kliknij Zmień.

file

Na ekranie pojawi się okno, w którym możesz wybrać inną kolejkę i przypisanego użytkownika.

file

System wyświetli informacje w formie komentarza.

file

Czy wiesz, że...

Domyślną kolejkę, do której trafiają zgłoszenia możesz ustawić w regułach dla wiadomości przychodzących, zobacz: Reguły wiadomości przychodzących.

Opcje dodatkowe

Rozwijając przycisk file znajdujący się w prawym dolnym rogu strony masz następujące opcje:

file

  • Przekaż

Możliwość przekazania korespondencji wybranym osobom. Wpisz adres e-mail oraz treść wiadomości, zdecyduj czy do przekazywanej koresponencji dołączyć również komentarze.

file

Po kliknięciu przycisku file system wyświetli informację w formie komentarza.

file

Osoby, którym została przekazana korespondencja otrzymują wiadomość zawierającą szczegóły zgłoszenia (m.in. numer ID, status oraz temat wiadomości), użytkownika który przekazał zgłoszenie oraz pełną historię korespondencji.

  • Połącz

Możliwość połączenia wiadomości o tym samym adresie e-mail klienta. Wybierz zgłoszenie, które chcesz połączyć i kliknij przycisk file.

file

System wyświetli informacje w formie komentarza. Klient dostaje informacje o połączeniu zgłoszenia.

file

  • Przestań obserwować

Po kliknięciu nie będziesz obserwował zgłoszenia.

file

  • Odepnij zgłoszenie od klienta

Możliwość odpisania klienta od danego zgłoszenia

System wyświetli informacje jako komentarz.

file

Czy informacje były pomocne?

Dominika

Mam na imię Dominika i opiekuję się bazą wiedzy Thulium i chciałabym, by była dla Ciebie zrozumiała. Jeśli masz jakieś uwagi lub chciałbyś podpowiedzieć mi, co mogę zrobić lepiej, chętnie przeczytam.

Napisz do mnie: dokumentacja@thulium.pl.