Wysyłanie i odbieranie wiadomości

Nową wiadomość napiszesz klikając przycisk file znajdujący się po prawej stronie nad listą zgłoszeń.

file

Zobacz jak wygląda nasza karta zgłoszeń.

file

W części Dane zgłoszenia:

  • Źródło zgłoszenia - źródło wiadomości: telefon, e-mail, SMS, czat lub WWW
  • E-mail - adres e-mail klienta
  • Temat - temat wiadomości, możesz wybrać gotowy temat - zobacz: Tematy zgłoszeń
  • E-mail do klienta - użytkownik wysyła wiadomość do klienta, wiadomość jest zapisywana i wysyłana
  • W imieniu klienta - użytkownik zakłada zgłoszenie w imieniu klienta, wiadomość jest zapisywana
  • Treść - treść wiadomości, możesz dodać gotowy szablon wiadomości - zobacz: Szablony odpowiedzi, pisząc treść masz możliwość ustawienia pełnego ekranu

  • Komentarz - masz możliwość zostawienia komentarza do wiadomości
  • Załącz pliki - możesz dołączyć załącznik dla klienta np. screen
  • Załącz rozmowę - możesz dołączyć rozmowę z klientem

W części Szczegóły:

  • Kolejka - wybierz kolejkę zgłoszeń
  • Przypisane do - przypisz użytkownika, który będzie zajmował się zgłoszeniem
  • CC - są to osoby w kopii, które również dostają wiadomość
  • Status - wybierz statusu wiadomości, zobacz: Statusy zgłoszeń.
  • Kategoria - wybierz kategorię wiadomości
  • Priorytet - wybierz priorytet wiadomości oraz określ czasy akcji, zobacz: Priorytety zgłoszeń

Wysyłając wiadomość możesz ustalić opóźnienie z jakim zostanie wysłana. Pozwoli to na ewentualną zmianę w przypadku pomyłki lub anulowanie wysyłania wiadomości.

file

Po naciśnięciu przycisku file pojawi się komunikat informujący o czasie wysłania wiadomości. Jeśli nie chcesz wysyłać wiadomości kliknij Anuluj.

file

Ważne

Aby wysłać wiadomość musisz uzupełnić temat wiadomości oraz wybrać kolejkę zgłoszeń.

Kliknięcie przycisku file pozwala na odpowiadanie na kolejne zgłoszenia. Zobacz: W jaki sposób przydzielane są wiadomości po wybraniu "Obsłuż kolejne?

Jeśli otrzymasz nową wiadomość zostanie to zasygnalizowane w panelu użytkownika.

file

Na liście zgłoszeń temat nowej wiadomości będzie pogrubiony.

file

Wejdź w zgłoszenie klikając na wiadomość - karta ta różni się trochę od karty nowego zgłoszenia.

file

Czy wiesz, że...

Odpowiedź wysyłana jest do klienta. Komentarz do wiadomości jest widoczny dla użytkowników, klient go nie zobaczy

Jeśli napiszę do Ciebie osoba, której nie masz w bazie klientów możesz go w łatwy sposób dodać - kliknij Dodaj klienta i wybierz spośród:

file

W przypadku wyboru ostatniej opcji możesz przypisać adres e-mail do istniejącego już klienta. Pojawi się okno, w którym możesz wybrać klienta. Zdecyduj czy chcesz dodać ten adres do klienta i przypisać zgłoszenia z tego adresu.

file

Pisząc wiadomość masz możliwość zmiany rozmiaru, typu i koloru czcionki.

file

Masz możliwość ustawienia domyślnej czcionki, która będzie pojawiała się w wysyłanych zgłoszeniach. Możesz to skonfigurować w parametrach zgłoszeń.


Obok każdej z wiadomości pojawiają się kilka ikon:

file - Stwórz zgłoszenie na podstawie wiadomości - możliwość utworzenia zgłoszenia na podstawie konkretnej wiadomości (kopiowana jest treść oraz ząłączniki). Na ekranie otwiera się karta nowego zgłoszenia, w którym temat, domyślna kolejka, przypisany użytkownik, priorytet oraz kategoria są takie same jak w zgłoszeniu, z którego kopiujemy wiadomość. Wiadomość tworzona jest ze statusem Nowe.

file

file - Drukuj - możliwość wydrukowania wiadomości

Istnieje też możliwość wydrukowania całości korespondencji - kliknij ikonę file - Drukuj wszystko, która znajduje się na górze korespondencji przy zwijaniu/rozwijaniu wiadomości.

file

Na ekranie pojawi się okno, w którym za pomocą checkboxów możesz odznaczyć/zaznaczyć wiadomości, które chcesz drukować. Domyślnie wszystkie wiadomości są zaznaczone. Po wybraniu kliknij przycisk file.

file

file - Link do odpowiedzi - wyświetlenie linku do wybranej odpowiedzi

file - Szczegóły - szczegóły wiadomości z informacją o nadawcy i odbiorcy oraz dacie i godzinie wysłania wiadomości

file - Odpowiedz - możliwość odpowiedzi na wybraną wiadomość


W zgłoszeniu ustawiona jest domyślna kolejka zgłoszeń - jeśli chcesz ją zmienić na inną kliknij Zmień.

file

Na ekranie pojawi się okno, w którym możesz wybrać inną kolejkę i przypisanego użytkownika.

file

System wyświetli informacje w formie komentarza.

file

Czy wiesz, że...

Domyślną kolejkę, do której trafiają zgłoszenia możesz ustawić w regułach dla wiadomości przychodzących, zobacz: Reguły wiadomości przychodzących.


Rozwijając przycisk file znajdujący się w prawym dolnym rogu strony masz następujące opcje:

file

Przekaż

Możliwość przekazania korespondencji wybranym osobom. Wpisz adres e-mail oraz treść wiadomości, zdecyduj czy do przekazywanej koresponencji dołączyć również komentarze.

file

Po kliknięciu przycisku file system wyświetli informację w formie komentarza.

file

Osoby, którym została przekazana korespondencja otrzymują wiadomość zawierającą szczegóły zgłoszenia (m.in. numer ID, status oraz temat wiadomości), użytkownika który przekazał zgłoszenie oraz pełną historię korespondencji.

Połącz

Możliwość połączenia wiadomości o tym samym adresie e-mail klienta. Wybierz zgłoszenie, które chcesz połączyć i kliknij przycisk file.

file

System wyświetli informacje w formie komentarza. Klient dostaje informacje o połączeniu zgłoszenia.

file

Przestań obserwować

Po kliknięciu nie będziesz obserwował zgłoszenia.

file

Odepnij zgłoszenie od klienta

Możliwość odpisania klienta od danego zgłoszenia

System wyświetli informacje jako komentarz.

file

Czy informacje były pomocne?

Dominika

Mam na imię Dominika i opiekuję się bazą wiedzy Thulium i chciałabym, by była dla Ciebie zrozumiała. Jeśli masz jakieś uwagi lub chciałbyś podpowiedzieć mi, co mogę zrobić lepiej, chętnie przeczytam.

Napisz do mnie: dokumentacja@thulium.pl.