Tworzenie kolejek zgłoszeń

Wiadomości otrzymane od klientów trafiają do odpowiedniej kolejki zgłoszeń. Jeśli Twoja firma posiada kilka działów warto utworzyć osobne kolejki dla każdego z nich i przypisać do nich agentów.

Z zakładki Administracja wybierz ZgłoszeniaKolejki i reguły wiadomości.

file

W części Kolejki zgłoszeń kliknij przycisk file.

file

Czy wiesz, że...

Utworzyliśmy dla Ciebie jedną kolejkę z przypisaną do niej testową skrzynką e-mail, dzięki której będziesz mógł przetestować i zobaczyć jak działają nasze zgłoszenia.

Wpisz nazwę kolejki i wybierz z jakiego adresu e-mail mają być pobierane i wysyłane wiadomości, zobacz: Konfiguracja skrzynek e-mail.

file

W dalszych częściach możesz skonfigurować wygląd potwierdzenia wysłania wiadomości, jej treści oraz podsumowania zgłoszenia.

Ważne

Znak % przy wartościach oznacza, że są one dynamicznie wstawiane przez system.

Potwierdzenie

Zdecyduj czy chcesz, żeby odbiorca Twojej wiadomości dostał potwierdzenie o jej dostarczeniu. Możesz tam umieścić informację o treści np. "Otrzymaliśmy Twoją wiadomość, odpowiemy na nią w ciągu 24h".

Potwierdzenie jest wysyłane tylko po otrzymaniu pierwszej wiadomości w nowym zgłoszeniu.

Domyślnie wiadomość zawiera informacje dotyczące zgłoszenia - numer ID, datę otwarcia, temat oraz treść, a także załączniki. Rozwijając przycisk file możesz wybrać informację, które chcesz umieścić w potwierdzeniu.

file

file

Format wiadomości

Domyślnie wiadomość wysyłana do klientów zawiera: treść, cytat ostatniej wiadomości oraz imię i nazwisko użytkownika. Wygląd wiadomości możesz dostosować do własnych potrzeb rozwijając przycisk file i umieszczając np. stopkę użytkownika, zobacz: Jak dodać stopkę użytkownika.

file

Podsumowanie

Możliwość wysłania klientowi podsumowania całej korespondencji.

file

W części Inne znajdują się następujące parametry:

file

  • Adresy e-mail, które nie będą dodawane do CC (np. alliasy) - adresy (np. formularzy z allegro), które nie będą umieszczane w CC

Czy wiesz, że...

Alliasy pocztowe są to adresy e-mail, które wskazują na istniejące konto pocztowe. Allias nie jest osobnym kontem pocztowym tzn., że nie można się zalogować do aliasu lub wysłać z niego wiadomości e-mail.

  • Domyślna kategoria nowego zgłoszenia - domyślna kategoria jaką będzie posiadało nowe zgłoszenie w systemie np. Nowe, zobacz: Kategorie zgłoszeń
  • Domyślny priorytet nowego zgłoszenia - domyślny priorytet jaki będzie posiadało nowe zgłoszenie w systemu np. Wysoki, zobacz: Priorytety zgłoszeń
  • Dodaj automatycznie klienta do CRM, jeśli nie istnieje - możliwość dodania osoby do CRM jeśli jego adresu e-mail nie będzie w bazie
  • Zmień status po odpowiedzi klienta, gdy zgłoszenie jest otwarte - jeśli parametr będzie zaznaczony to po otrzymaniu odpowiedzi od klienta status wiadomości zmieni się automatycznie np. na Nowe, jeśli parametr będzie odznaczony status wiadomości nie zmieni się

Ważne

Status na jaki zmienia się wiadomość możesz skonfigurować w Administracja → Parametry zgłoszeń → parametr "Automatyczna zmiana statusu na (status|podstatus)"

Po skonfigurowaniu kolejki zatwierdź klikając przycisk file, a następnie file.

W części Obsługiwane konta e-mail wybierz skrzynkę (lub skrzynki), z której będą pobierane wiadomości przychodzące. Jeśli tego nie zrobisz wiadomości od Twoich klientów nie będą widoczne w zgłoszeniach.

file

Po wybraniu skrzynki kliknij przycisk file.

Czy informacje były pomocne?

Dominika

Mam na imię Dominika i opiekuję się bazą wiedzy Thulium i chciałabym, by była dla Ciebie zrozumiała. Jeśli masz jakieś uwagi lub chciałbyś podpowiedzieć mi, co mogę zrobić lepiej, chętnie przeczytam.

Napisz do mnie: dokumentacja@thulium.pl.