Dokumentacja

Reguły wiadomości

Reguły wiadomości pozwalają Ci na zarządzanie korespondencją mailową. Możesz określić reguły, które będą określać do jakich kolejek będą kierowane poszczególne wiadomości w zależności od tematu, treści wiadomości czy adresu e-mail nadawcy. Korzystając z tej opcji możesz wyfiltrować wiadomości, które są spamem i kierować je do odrębnej kolejki.

Wejdź w Administracja → Zgłoszenia → Reguły wiadomości.

file

file

W jaki sposób działają reguły wiadomości?

Reguły określane są w oparciu o warunek “gdy → to (Wyzwalacze → Akcje)”, czyli jeśli wiadomość spełnia warunek z wyzwalacza to zostanie wykonana zdefiniowana akcja.

Domyślnie w systemie utworzona jest tylko reguła kończąca, kierująca wiadomości do danej kolejki. Są to wiadomości, które nie spełniły innych warunków/reguł a zostały "zaczytane" przez system.

file

W celu dodania nowej reguły należy kliknać w przycisk file.

W pierwszej kolejności należy zdefiniować wyzwalacz, który będzie uruchamiał regułę:

file

file

  • Temat zawiera - filtrowanie po temacie wiadomości
  • Treść zawiera - filtrowanie po treści wiadomości
  • Adres nadawcy to - filtrowanie po adresie nadawcy
  • Adres odbiorcy to - filtrowanie po adresie odbiorcy
  • Jednym z odbiorców jest - filtrowanie po jednym z odbiorców wiadomości
  • Adres nadawcy zawiera - filtrowanie po fragmencie adresu nadawcy
  • Pobrano z konta - filtrowanie po skrzynce e-mail, z której pobierane są wiadomości, istnieje możliwość wybrania kilku skrzynek e-mail i SMS
  • Znaleziono klienta w crm - filtrowanie po kliencie dodanym do CRM
  • Znaleziono klienta w crm z typem - filtrowanie po kliencie dodanym do CRM uwzględniając typ klienta

Następnie ustawiamy akcję, która ma się wykonać dla zdefiniowanego wyzwalacza:

file

file

  • Przenieś do kolejki i zatrzymaj - wiadomości zostaną przeniesione do wybranej kolejki, a sprawdzanie reguł zatrzymane
  • Usuń wiadomość i zatrzymaj - wiadomość zostanie usunięta, a sprawdzanie reguł zatrzymane
  • Usuń adresy e-mail z CC - adresy z CC zostaną usunięte
  • Dodaj tagi - dodanie tagów do zgłoszenia
  • Ustaw status - ustawienie statusu zgłoszenia
  • Ustaw priorytet - ustawienie priorytetu zgłoszenia
  • Ustaw kategorię - ustawienie kategorii zgłoszenia
  • Przypisz użytkownika - przypisanie zgłoszenia do konkretnego Użytkownika systemu
  • Przypisz opiekuna klienta - przypisanie zgłoszenia do Opiekuna klienta z CRM

Dodatkowo zaleca się nadanie indywidualnej nazwy dla danej reguły tak by można ją było łatwo wyszukać. Wprowadzone zmiany należy zatwierdzić klikając file.

file

Ważne

Jeśli wiadomość będzie spełniać pierwszą z reguł, to pozostałe nie będą brane pod uwagę. Reguły są sprawdzane po kolei do momentu, aż któraś z nich zostanie spełniona. Dlatego należy poszeregować reguły zaczynając od tych najbardziej szczegółowych poprzez wybranie file i przesunięcie reguły w oczekiwane miejsce.

Utworzyliśmy przykładową regułę mówiącą o tym, że jeśli na skrzynkę przyjdzie wiadomość, która w treści będzie miała "oferta" lub "cena" to zostanie ona skierowana do kolejki "VIP":

file

Każda z reguł może składać się z kilku warunków - dodasz je klikając file / file (warunek typu "i"). Na poniższym przykładzie widzimy, że przypisany zostanie Użytkownik Adam Skorupiński w kolejce "Pozostałe" jeśli do systemu trafią wiadomości, które spełnią dwa warunki - w temacie wystąpi "oferta" a w treści słowo "cena":

file

Czy wiesz, że...

Wiadomości, które nie pasują do żadnej z reguł zostaną przeniesione do kolejki "Pozostałe" zgodnie z regułą kończącą file. Reguły wiadomości można w łatwy sposób dezaktywować/aktywować poprzez kliknięcie file.

Martwe reguły

Jeśli na liście reguł wiadomości pojawi się reguła, która ma taki sam warunek jak inna to jest ona "martwa" i nie zostanie wykonana. Po zapisaniu takiej reguły pojawi się komunikat, że reguła nigdy nie zostanie zaaplikowana.

file

Do góry strony ⇑


Czy informacje były pomocne?

Łukasz

Mam na imię Łukasz i opiekuję się bazą wiedzy Thulium. Chcę, aby była ona dla Ciebie zrozumiała. Jeśli chciałbyś podpowiedzieć mi, co mogę zrobić lepiej, napisz, chętnie przeczytam Twoje uwagi.

Napisz do mnie: dokumentacja@thulium.pl.