Dokumentacja

Reguły wiadomości

Autor: Łukasz Strumiński

Utworzono: 2020-08-24. Aktualizacja: 19 kwiecień.

Reguły wiadomości pozwalają Ci na zarządzanie korespondencją mailową. Możesz określić reguły, które będą określać do jakich kolejek będą kierowane poszczególne wiadomości w zależności od tematu, treści wiadomości czy adresu e-mail nadawcy. Korzystając z tej opcji możesz wyfiltrować wiadomości, które są spamem i kierować je do odrębnej kolejki.

Wejdź w Administracja → Zgłoszenia → Reguły wiadomości.

W jaki sposób działają reguły wiadomości?

Reguły określane są w oparciu o warunek “gdy → to (Wyzwalacze → Akcje)”, czyli jeśli wiadomość spełnia warunek z wyzwalacza to zostanie wykonana zdefiniowana akcja.

Domyślnie w systemie utworzona jest tylko reguła kończąca, kierująca wiadomości do danej kolejki. Są to wiadomości, które nie spełniły innych warunków/reguł a zostały "zaczytane" przez system.

W celu dodania nowej reguły należy kliknać w przycisk .

W pierwszej kolejności należy zdefiniować wyzwalacz, który będzie uruchamiał regułę:

• Temat zawiera - filtrowanie po temacie wiadomości
• Treść zawiera - filtrowanie po treści wiadomości
• Adres nadawcy to - filtrowanie po adresie nadawcy
• Adres odbiorcy to - filtrowanie po adresie odbiorcy
• Adres odbiorcy zawiera - filtrowanie po fragmencie adresu odbiorcy
• Jednym z odbiorców jest - filtrowanie po jednym z odbiorców wiadomości
• Adres nadawcy zawiera - filtrowanie po fragmencie adresu nadawcy
• Pobrano z konta - filtrowanie po skrzynce e-mail, z której pobierane są wiadomości, istnieje możliwość wybrania kilku skrzynek e-mail i SMS
• Znaleziono klienta w crm - filtrowanie po kliencie dodanym do CRM
• Znaleziono klienta w crm z typem - filtrowanie po kliencie dodanym do CRM uwzględniając typ klienta
• Znaleziono klienta w CRM z opiekunem - filtrowanie po kliencie dodanym do CRM uwzględniając przypisanego opiekuna
• Znaleziono VIP klienta w crm - filtrowanie po kliencie dodanym do CRM i będącym VIP
• Znaleziono klienta w CRM z polem specjalnym - filtrowanie po kliencie dodanym do CRM uwzględniając wartość pola specjalnego typu tekst.

Następnie ustawiamy akcję, która ma się wykonać dla zdefiniowanego wyzwalacza:

• Przenieś do kolejki i zatrzymaj - wiadomości zostaną przeniesione do wybranej kolejki, a sprawdzanie reguł zatrzymane
• Usuń wiadomość i zatrzymaj - wiadomość zostanie usunięta, a sprawdzanie reguł zatrzymane
• Usuń adresy e-mail z CC - adresy z CC zostaną usunięte
• Dodaj tagi - dodanie tagów do zgłoszenia
• Ustaw status - ustawienie statusu zgłoszenia
• Ustaw priorytet - ustawienie priorytetu zgłoszenia
• Ustaw kategorię - ustawienie kategorii zgłoszenia
• Przypisz użytkownika - przypisanie zgłoszenia do konkretnego Użytkownika systemu
• Przypisz opiekuna klienta - przypisanie zgłoszenia do Opiekuna klienta z CRM
• Użyj pola CC jako nadawcy - ustawia pierwszy adres z CC jako nadawcę
• Użyj pola DO jako nadawcy - ustawia adres z pola DO jako nadawcę

Dodatkowo zaleca się nadanie indywidualnej nazwy dla danej reguły tak by można ją było łatwo wyszukać. Wprowadzone zmiany należy zatwierdzić klikając .

Utworzyliśmy przykładową regułę mówiącą o tym, że jeśli na skrzynkę przyjdzie wiadomość, która w treści będzie miała "oferta" lub "cena" to zostanie ona skierowana do kolejki "VIP":

Każda z reguł może składać się z kilku warunków - dodasz je klikając / (warunek typu "i"). Na poniższym przykładzie widzimy, że przypisany zostanie Użytkownik Adam Skorupiński w kolejce "Pozostałe" jeśli do systemu trafią wiadomości, które spełnią dwa warunki - w temacie wystąpi "oferta" a w treści słowo "cena":

W przypadku konieczności utworzenia podobnej reguły do już istniejącej (te same Wyzwalacze i Akcje ale inne wartości) wystarczy kliknąć .

Martwe reguły

Jeśli na liście reguł wiadomości pojawi się reguła, która ma taki sam warunek jak inna to jest ona "martwa" i nie zostanie wykonana. Po zapisaniu takiej reguły pojawi się komunikat, że reguła nigdy nie zostanie zaaplikowana.