Reguły wiadomości przychodzących
Autor: Łukasz Strumiński
Utworzono: 2017-04-06. Aktualizacja: 4 czerwiec.
Reguły wiadomości pozwalają Ci na zarządzanie korespondencją mailową. Możesz określić reguły, które będą określać do jakich kolejek będą kierowane poszczególne wiadomości w zależności od tematu, treści wiadomości czy adresu e-mail nadawcy. Korzystając z tej opcji możesz wyfiltrować wiadomości, które są spamem i kierować je do odrębnej kolejki.
Wejdź w Administracja → Zgłoszenia → Kolejki i reguły wiadomości.
W jaki sposób działają reguły wiadomości?
Reguły określane są w oparciu o warunek “gdy → to”, co oznacza jeśli wiadomość spełnia warunek z pierwszej części reguły to zostanie wykonana akcja określona w drugiej części.
Domyślnie w systemie masz utworzoną jedną regułę kierującą wiadomości pobierane z Twojej skrzynki (skrzynki testowej, którą dla Ciebie skonfigurowaliśmy) do kolejki Helpdesk. Zobacz: Konfiguracja skrzynek e-mail.
Pokażemy Ci teraz jak dodać przykładową regułę - zrobisz to w części Reguły dla wiadomości przychodzących. Wybierz przycisk 
(“Dodaj regułę”).
W pierwszej części wybierz po czym będą filtrowane wiadomości:
- temat zawiera - filtrowanie po temacie wiadomości
- treść zawiera - filtrowanie po treści wiadomości
- adres nadawcy to - filtrowanie po adresie nadawcy
- adres odbiorcy to - filtrowanie po adresie odbiorcy
- jednym z odbiorców jest - filtrowanie po jednym z odbiorców wiadomości
- adres nadawcy zawiera - filtrowanie po fragmencie adresu nadawcy
- pobrano z konta - filtrowanie po skrzynce e-mail, z której pobierane są wiadomości, istnieje możliwość wybrania kilku skrzynek e-mail i SMS
- znaleziono klienta w crm - filtrowanie po kliencie dodanym do CRM
- znaleziono klienta w crm z typem - filtrowanie po kliencie dodanym do CRM uwzględniając typ klienta
W drugiej części określ, co stanie się z wyszukiwanymi informacjami.
- przenieś do kolejki i zatrzymaj - wiadomości zostaną przeniesione do wybranej kolejki, a sprawdzanie reguł zatrzymane
- usuń wiadomość i zatrzymaj - wiadomość zostanie usunięta, a sprawdzanie reguł zatrzymane
- usuń adresy e-mail z CC - adresy z CC zostaną usunięte
- dodaj tagi - dodanie tagów do wiadomości
- ustaw status - ustawienie statusu wiadomości
- ustaw priorytet - ustawienie priorytetu wiadomości
- ustaw kategorię - ustawienie kategorii wiadomości
- przypisz użytkownika - przypisanie zgłoszenia do konkretnego Użytkownika systemu
Ważne
Jeśli wiadomość będzie spełniać pierwszą z reguł, to pozostałe nie będą brane pod uwagę - reguły są sprawdzane po kolei do momentu, aż któraś z nich zostanie spełniona. Dlatego należy poszeregować reguły zaczynając od tych najbardziej szczegółowych.
Utworzyliśmy przykładową regułę mówiącą o tym, że jeśli na skrzynkę przyjdzie wiadomość, która w treści będzie miała "oferta" zostanie skierowana do kolejki "Handlowy".
Każda z reguł może składać się z kilku warunków - dodasz je klikając 
("i"). Na poniższym przykładzie widzimy, że do kolejki "Helpdesk" trafią wiadomości, które spełnią dwa warunki - zostały pobrane z adresu thuliusz.slowacki@demo.callcenter.pl i w temacie zawarte jest słowo "konfiguracja".
Czy wiesz, że...
Wiadomości, które nie pasują do żadnej z reguł zostaną przeniesione do kolejki "Pozostałe".
Martwe reguły
Jeśli na liście reguł wiadomości pojawi się reguła, która ma taki sam warunek jak inna to jest ona "martwa" i nie zostanie wykonana. Podczas próby zapisania takiej reguły pojawi się komunikat, że reguła nigdy nie zostanie zaaplikowana.
Podziel się swoją opinią