Reguły wiadomości przychodzących

Reguły wiadomości pozwalają Ci na zarządzanie korespondencją mailową. Możesz określić reguły, które będą określać do jakich kolejek będą kierowane poszczególne wiadomości w zależności od tematu, treści wiadomości czy adresu e-mail nadawcy. Korzystając z tej opcji możesz wyfiltrować wiadomości, które są spamem i kierować je do odrębnej kolejki.

Wejdź w Administracja → Zgłoszenia → Kolejki i reguły wiadomości.

file

file

W jaki sposób działają reguły wiadomości?

Reguły określane są w oparciu o warunek “gdy → to”, co oznacza jeśli wiadomość spełnia warunek z pierwszej części reguły to zostanie wykonana akcja określona w drugiej części.

Domyślnie w systemie masz utworzoną jedną regułę kierującą wiadomości pobierane z Twojej skrzynki (skrzynki testowej, którą dla Ciebie skonfigurowaliśmy) do kolejki Helpdesk. Zobacz: Konfiguracja skrzynek e-mail.

Pokażemy Ci teraz jak dodać przykładową regułę - zrobisz to w części Reguły dla wiadomości przychodzących. Wybierz przycisk file (“Dodaj regułę”).

W pierwszej części wybierz po czym będą filtrowane wiadomości:

file

  • temat zawiera - filtrowanie po temacie wiadomości
  • treść zawiera - filtrowanie po treści wiadomości
  • adres nadawcy to - filtrowanie po adresie nadawcy
  • adres odbiorcy to - filtrowanie po adresie odbiorcy
  • jednym z odbiorców jest - filtrowanie po jednym z odbiorców wiadomości
  • adres nadawcy zawiera - filtrowanie po fragmencie adresu nadawcy
  • pobrano z konta - filtrowanie po skrzynce e-mail, z której pobierane są wiadomości, istnieje możliwość wybrania kilku skrzynek e-mail i SMS

W drugiej części określ, co stanie się z wyszukiwanymi informacjami.

file

  • przenieś do kolejki i zatrzymaj - wiadomości zostaną przeniesione do wybranej kolejki, a sprawdzanie reguł zatrzymane
  • usuń wiadomość i zatrzymaj - wiadomość zostanie usunięta, a sprawdzanie reguł zatrzymane
  • usuń adresy e-mail z CC - adresy z CC zostaną usunięte
  • dodaj tagi - dodanie tagów do wiadomości
  • ustaw status - ustawienie statusu wiadomości
  • ustaw priorytet - ustawienie priorytetu wiadomości
  • ustaw kategorię - ustawienie kategorii wiadomości

Ważne

Jeśli wiadomość będzie spełniać pierwszą z reguł, to pozostałe nie będą brane pod uwagę - reguły są sprawdzane po kolei do momentu, aż któraś z nich zostanie spełniona. Dlatego należy poszeregować reguły zaczynając od tych najbardziej szczegółowych.

Utworzyliśmy przykładową regułę mówiącą o tym, że jeśli na skrzynkę przyjdzie wiadomość, która w treści będzie miała "oferta" zostanie skierowana do kolejki "Handlowy".

file

Każda z reguł może składać się z kilku warunków - dodasz je klikając file ("i"). Na poniższym przykładzie widzimy, że do kolejki "Helpdesk" trafią wiadomości, które spełnią dwa warunki - zostały pobrane z adresu thuliusz.slowacki@demo.callcenter.pl i w temacie zawarte jest słowo "konfiguracja".

file

Czy wiesz, że...

Wiadomości, które nie pasują do żadnej z reguł zostaną przeniesione do kolejki "Pozostałe".


Martwe reguły

Jeśli na liście reguł wiadomości pojawi się reguła, która ma taki sam warunek jak inna to jest ona "martwa" i nie zostanie wykonana. Podczas próby zapisania takiej reguły pojawi się komunikat, że reguła nigdy nie zostanie zaaplikowana.

file

Czy informacje były pomocne?

Łukasz

Mam na imię Łukasz i opiekuję się bazą wiedzy Thulium. Chcę, aby była ona dla Ciebie zrozumiała. Jeśli chciałbyś podpowiedzieć mi, co mogę zrobić lepiej, napisz, chętnie przeczytam Twoje uwagi.

Napisz do mnie: dokumentacja@thulium.pl.